Segnalazioni WhistleBlowing

3.1  COSA è UNA SEGNALAZIONE

Una segnalazione è la comunicazione scritta o orale relativa a informazioni o a sospetti fondati su violazioni di cui il Segnalante è venuto a conoscenza in ragione di un rapporto di lavoro.

Il provvedimento attuativo della Direttiva (UE) 2019/1937, il D.Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 63 del 15 marzo 2023, si riferisce unicamente a segnalazioni relative alle seguenti Violazioni:

1. Violazioni di disposizioni nazionali, ed in particolare:
   
   1. Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
   2. Per le società del Consorzio, condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001,
   3. 231 o violazioni dei Modelli di organizzazione e gestione.
2. Violazioni di disposizioni europee ed in particolare:
   
   1. Illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento al terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali, sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
   2. Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea;
   3. Atti od omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme dell’Unione Europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato;
   4. Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.

Il Consorzio, in ogni caso, ha inteso estendere l’applicabilità della presente procedura alle segnalazioni, di qualsiasi natura, che dovessero essere inoltrate (a titolo esemplificativo e non esaustivo: discriminazioni e/o violazioni del codice etico).

Pertanto, le segnalazioni possono avere ad oggetto anche:

• Informazioni relative alle condotte volte ad occultare le violazioni sopra indicate;
• Le attività illecite non ancora compiute ma che il whistleblower ritenga ragionevolmente possano verificarsi in presenza di elementi concreti, precisi e concordanti;
• I fondati sospetti, comprovati da fatti circostanziati e magari da documentazione

Sono escluse dalle tutele del whistleblowing le segnalazioni:

• Consistenti in contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale del Segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria che attengano esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate o con i colleghi;
• Fondate su meri sospetti o voci, salvo che il Segnalante, pur non certo dell’effettivo avvenimento dei fatti denunciati e dell’autore degli stessi, ritenga altamente probabile, in base alle proprie conoscenze, che si sia effettivamente verificato il fatto illecito riportato;
• Di violazioni già disciplinate obbligatoriamente da atti UE o nazionali riguardanti servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione di riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente;
• Di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato dell’Unione Europea;
• Fatti o circostanze rientranti nell’applicazione di disposizioni nazionali o dell’Unione Europea in materia di informazioni classificate, segreto forense o medico e di segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali, ovvero rientranti nell’applicazione di disposizioni nazionali in materia di procedura penale, di autonomia e di indipendenza della magistratura, delle disposizioni sulle funzioni e attribuzioni del Consiglio Superiore della Magistratura, in materia di difesa nazionale e di ordine e sicurezza pubblica, nonché in materia di esercizio e tutela del diritto dei lavoratori di consultare i propri rappresentanti o i sindacati, di protezioni contro le condotte o gli atti illeciti posti in essere in ragione di tali consultazioni, di autonomia delle parti sociali e del loro diritto di stipulare accordi collettivi, nonché di repressione delle condotte antisindacali.

Le Segnalazioni rientranti nelle su menzionate tipologie, sebbene escluse dalle tutele del whistleblowing, verranno inoltrate dal Gestore della segnalazione alle competenti funzioni aziendali, che le tratteranno e gestiranno secondo le procedure e policy relative ai processi e alle attività aziendali coinvolte, anche al fine di evidenziare eventuali rischi o impatti su processi sensibili 231.

Si specificano di seguito le funzioni aziendali interessate, distinte per aree tematiche:

Può effettuare una segnalazione chiunque svolga un determinato compito o funzione, come, ad esempio:

• • Il personale delle Società, ossia tutti i dipendenti, i dirigenti, i lavoratori autonomi, i consulenti;
  • Gli amministratori e i membri delle Consorziate;
  • Le Terze parti non dipendenti, categoria in cui vanno ricompresi: collaboratori, consulenti, tutti i soggetti che operano per conto delle Società, tutti i soggetti che lavorano sotto la supervisione e direzione di appaltatori, sub-appaltatori e fornitori.

In particolare, il personale del Consorzio HUB può effettuare segnalazioni non solo quando il rapporto giuridico è in corso, ma anche quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali, e durante il periodo di prova. Può inoltre effettuare segnalazioni successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso.

Le segnalazioni devono essere circostanziate e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti. Il segnalante deve fornire tutti gli elementi a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione di cui è a conoscenza, utili a consentire ai soggetti preposti di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti, sebbene non sia indispensabile che il segnalante disponga di prove sufficienti a dimostrare il fatto riportato.

A tal fine, di seguito si riportano gli elementi che le segnalazioni devono riportare:

• • le generalità del soggetto che effettua la segnalazione, laddove non optasse per una segnalazione anonima, con indicazione del ruolo o funzione svolta nell’ambito dell’azienda (dati questi che saranno noti al solo Gestore delle segnalazioni il quale, a seconda del canale utilizzato e le relative procedure, oltre a garantire la riservatezza e l’anonimato del segnalante, potrà utilizzarle solo nel caso in cui servissero integrazioni, approfondimenti o chiarimenti utili per il prosieguo degli accertamenti);
  • Una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
  • Se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti segnalati;
  • Se conosciute, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto che ha attuato i fatti segnalati (es: la qualifica o il settore in cui svolge l’attività), ovvero i soggetti che hanno concorso alla commissione dell’illecito;
  • L’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
  • Eventuali documenti che possano confermare la fondatezza dei fatti riportati;
  • Ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti

Gli amministratori, i dirigenti, i dipendenti, i collaboratori, i consulenti, i soci ed i Terzi devono inviare le segnalazioni, anche in forma anonima, attraverso i canali e le modalità esposte nel successivo paragrafo, non appena vengono a conoscenza degli eventi che le hanno generate.

Tali segnalazioni devono contenere elementi sufficientemente circostanziati in modo tale da far emergere fatti e situazioni relazionati a contesti determinati (indicazione di nomi o qualifiche, di uffici specifici, di eventi particolari, ecc.) per permettere di effettuare successive indagini.

I segnalanti anonimi devono essere consci del fatto che la loro segnalazione potrebbe comportare maggiori difficoltà di accertamento, potendo essere più complicato per il destinatario mantenere i contatti con il segnalante anonimo e chiedere, ove necessario, la sua collaborazione per ulteriori informazioni utili agli accertamenti. I segnalanti anonimi, evidentemente, non potranno ricevere aggiornamenti dal Gestore delle Segnalazioni.

In ogni caso, il segnalante che non occultasse la propria identità sarà tutelato nell’identità, come meglio specificato nel paragrafo “TUTELE”.

È vietato, in ogni caso:

• • Il ricorso ad espressioni ingiuriose;
  • L’invio di Segnalazioni con finalità puramente diffamatorie o calunniose;
  • L’invio di Segnalazioni che attengano esclusivamente ad aspetti della vita privata, senza alcun collegamento diretto o indiretto con l’attività aziendale/professionale del soggetto segnalato;
  • L’invio di Segnalazioni di natura discriminatoria, in quanto riferite ad orientamenti sessuali, religiosi e politici o all’origine razziale o etnica del soggetto segnalato;
  • L’invio di Segnalazioni effettuate con l’unico scopo di danneggiare il soggetto

L’invio di Segnalazioni vietate o comunque effettuate con dolo o colpa grave o ritenibili palesemente infondate, saranno sanzionabili in conformità al sistema disciplinare aziendale.

Sono previste possibili sanzioni nel caso di Segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave, o che si dovessero rivelare false, infondate, con contenuto diffamatorio o comunque effettuate al solo scopo di danneggiare le Società, il segnalato o altri soggetti interessati dalla segnalazione. In caso di segnalazioni infondate e contraddistinte da dolo e/o colpa grave, il whistleblower sarà soggetto a provvedimenti sanzionatori secondo quanto stabilito dalla legge e/o dal modello organizzativo 231 e/o dai contratti collettivi. In tal modo, il segnalante resta comunque soggetto alla responsabilità penale e disciplinare per quanto riguarda dichiarazioni assimilabili a calunnie e diffamazioni in base a quanto stabilito dal Codice civile (articolo 2043) e dal Codice penale. Il medesimo ragionamento si applica inoltre nel caso di utilizzo improprio o strumentalizzazione dell’istituto del whistleblowing, come per esempio le segnalazioni improprie, opportunistiche o volte a danneggiare uno o più soggetti. Si specifica che nei casi di invio di Segnalazioni vietate, la riservatezza dell’identità del Segnalante nonché le altre misure di tutela del Segnalante previste dalle Società non saranno garantite.

Qualora la Segnalazione interna sia presentata a un soggetto diverso dal Gestore delle Segnalazioni, la Segnalazione deve essere trasmessa, entro 7 (sette) giorni dal suo ricevimento, al Gestore delle Segnalazioni. Al Segnalante verrà data contestuale notizia della trasmissione della Segnalazione. La Segnalazione può essere presentata al superiore gerarchico, ma tale Segnalazione non può essere considerata di Whistleblowing, e quindi, in tal caso, non sarà possibile, per il Segnalante, beneficiare delle tutele previste.

Qualora la segnalazione interna sia presentata ad un soggetto diverso da quello individuato e autorizzato dall’amministrazione o ente (ad esempio nelle amministrazioni pubbliche ad altro dirigente o funzionario in luogo del RPCT), laddove il segnalante dichiari espressamente di voler beneficiare delle tutele in materia whistleblowing o tale volontà sia desumibile dalla segnalazione, la segnalazione è considerata “segnalazione whistleblowing” e va trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al soggetto interno competente, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante. Diversamente, se il segnalante non

dichiari espressamente di voler beneficiare delle tutele, o detta volontà non sia desumile dalla segnalazione, detta segnalazione è considerata quale segnalazione ordinaria.

Si precisa, comunque, che una segnalazione presentata ad un soggetto non competente può essere considerata di whistleblowing anche nel caso in cui la volontà di avvalersi delle tutele si desuma da comportamenti concludenti (per esempio dall’utilizzo di una modulistica apposita per le segnalazioni di whistleblowing o dal richiamo alla normativa in materia).

Le segnalazioni possono avvenire attraverso tre distinti canali, alle condizioni espressamente definite nel D.Lgs. n. 24/2023 e ivi richiamate:

• • Canale interni;
  • Canale esterno (gestito da ANAC);
  • Denuncia all’autorità giudiziaria o

La scelta del canale di segnalazione è rimessa alla discrezione del whistleblower.

Le segnalazioni, unitamente agli eventuali documenti a supporto, devono essere inviate dal segnalante nelle seguenti modalità:

• Comunicazione scritta tramite posta elettronica, all’attenzione del Gestore della Segnalazione del Consorzio HUB, al seguente indirizzo e-mail: segnalazioni@hubengineering.net;
• Comunicazione scritta tramite indirizzo di posta ordinaria, all’attenzione del Gestore della Segnalazione del Consorzio HUB, al seguente indirizzo: via Marchesiello 169 – Parco Francesca, 81100 Caserta – Posta a/r – ordinaria (3 buste chiuse, delle quali la prima deve contenere la segnalazione – la seconda i dati del segnalante – la terza le prime due buste);
• Comunicazione scritta da inserire in cassetta a mano (3 buste), all’attenzione del Gestore della Segnalazione del Consorzio HUB, al seguente indirizzo: via Marchesiello 169 – Parco Francesca, 81100 Caserta;
• Comunicazione orale:
  • Per via Telefonica: +39 3514532358
  • Mx vocale (segreteria -wapp)
  • Incontro personale (mail o tel per appuntamento)
    • L’incontro deve essere organizzato dal Gestore delle Segnalazioni entro un termine ragionevole. Previo consenso del Segnalante, la Segnalazione è documentata a cura del Gestore delle Segnalazioni mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante trascrizione in un verbale. In caso di verbalizzazione, il Segnalante può verificare, rettificare e/o confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.

È corrisposto al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni a decorrere dal ricevimento ed un riscontro alla stessa entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento (in mancanza, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di sette giorni per l’avviso di ricevimento).

È previsto l’obbligo in capo al Gestore della Segnalazione del tracciamento, in un’apposita reportistica, di tutte le segnalazioni ricevute.

I canali di segnalazione da utilizzare in via ordinaria e prioritaria sono quelli interni messi a disposizione dal Consorzio HUB come previsto al paragrafo che precede.

Il D. Lgs. 24/2023 prevede che i Segnalanti possano ricorrere al canale di segnalazione esterno attivato presso l’Autorità Nazionale Anti Corruzione (ANAC) ovvero alla divulgazione pubblica solo a determinate condizioni sinteticamente indicate nei paragrafi che seguono. Resta ferma la facoltà dei segnalanti di presentare denuncia alle autorità competenti.

Il segnalante può effettuare una Segnalazione esterna all’ANAC quando:

• • il canale interno, anche se obbligatorio, non è attivo;
  • il canale interno attivato non è conforme a quanto previsto dal Lgs. 24/2023;
  • il segnalante ha effettuato una Segnalazione tramite il canale interno, ma questa non ha avuto seguito (es. la Segnalazione non è stata trattata nei termini fissati oppure non è stata intrapresa un’azione per affrontare la violazione);
  • il segnalante ha fondati motivi di ritenere che alla Segnalazione interna non sarebbe dato efficace seguito (es. il Gestore della Segnalazione è coinvolto nella Segnalazione oppure le prove potrebbero essere occultate o distrutte);
  • il segnalante ha fondati motivi di ritenere che la Segnalazione interna potrebbe determinare il rischio di ritorsione (es. violazione dell’obbligo di riservatezza dell’identità del segnalante);
  • il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (es. violazione che richiede un intervento urgente, per salvaguardare la salute e la sicurezza delle persone);
  • il segnalante ha fondati motivi di ritenere che sussista la condizione di conflitto di interesse del gestore delle segnalazioni.

Tutte queste condizioni devono essere basate su circostanze concrete e informazioni verificabili, non su mere supposizioni, affinché il Segnalante possa giustificatamente ritenere che l’utilizzo del canale di segnalazione esterno sia giustificato.

In assenza dei presupposti sopra elencati, la Segnalazione non viene gestita da ANAC e il soggetto non beneficia delle tutele indicate al paragrafo 4 che segue.

Il canale esterno non può essere utilizzato in caso di violazione rilevante ai sensi del D. Lgs.231/2001 e del Modello Organizzativo.

Conformemente a quanto stabilito nel Decreto Whistleblowing, il Segnalante può effettuare la Segnalazione mediante divulgazione pubblica. Con la divulgazione pubblica le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio. La divulgazione pubblica delle violazioni deve avvenire nel rispetto delle condizioni poste dal legislatore affinché poi il soggetto che la effettua possa beneficiare delle tutele riconosciute dal decreto. Pertanto, la protezione sarà riconosciuta se al momento della divulgazione ricorra una delle seguenti condizioni:

1. a una segnalazione interna, a cui l’amministrazione/ente non abbia dato riscontro nei termini previsti (tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione), abbia fatto seguito una segnalazione esterna ad ANAC la quale, a sua volta, non ha fornito riscontro al segnalante entro termini ragionevoli (tre mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, sei mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei sette giorni dal ricevimento)

2. la persona ha già effettuato direttamente una segnalazione esterna ad ANAC la quale, tuttavia, non ha dato riscontro al segnalante in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione entro termini ragionevoli (tre mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, sei mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei sette giorni dal ricevimento)
3. la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica in quanto ha fondato motivo, di ritenere, ragionevolmente, sulla base di circostanze concrete allegate ed informazioni effettivamente acquisibili e, quindi, non su semplici illazioni, che la violazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

In assenza dei presupposti sopra elencati il soggetto non beneficia delle tutele di cui al paragrafo 4 che segue.

Il segnalante può liberamente rivolgersi alle autorità nazionali competenti, giudiziarie e contabili, beneficiando delle tutele previste.