Segnalazioni WhistleBlowing

1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
   La presente procedura, rivolta a tutti i dipendenti/soci/collaboratori dell’organizzazione, nonché a tutti i potenziali segnalanti, anche esterni alla stessa, ha lo scopo di informare gli interessati sul canale di segnalazione messo a disposizione per il cd. whistleblowing, sul suo meccanismo di funzionamento, sull’iter procedurale e sull’osservanza delle disposizioni di legge in materia da parte della Società.
2. DIFFUSIONE DELLA PROCEDURA
   La procedura è messa a disposizione ed a conoscenza dei potenziali interessati attraverso:

• pubblicazione sul sito https://hubengineering.net/
• affissione nelle bacheche aziendali;
• invio alle caselle mail dei singoli dipendenti;
• consegna a mano.

3. Canale di segnalazione interno. Canale di segnalazione esterno. Divulgazione pubblica. Denuncia all’Autorità Giudiziaria

In ottemperanza agli obblighi di legge, il Consorzio HUB Engineering si è dotato di un triplice canale per le segnalazioni di illeciti aziendali conforme alla Direttiva UE e conforme al GDPR, di tipo interno ex. Art. 4 D. Lgs. 24/2023 e consente l’invio di segnalazioni in forma scritta:

1. via mail al Responsabile designato avv. Vincenzo De Blasio all’indirizzo: segnalazioniodv@hubengineering.net
2. utilizzando l’apposita funzione di segnalazione e reclami direttamente dal sito nella sezione “Segnalazioni al WB”;
3. mediante inserimento di busta chiusa indirizzata come riservata personale al Responsabile designato, avv. Vincenzo De Blasio, nell’apposita cassetta posta della sede operativa del Consorzio, sita in via Marchesiello n.169 81100, Caserta;
4. mediante invio a mezzo posta di busta chiusa indirizzata come riservata personale al Responsabile designato avv. Vincenzo De Blasio, presso la sede operativa del Consorzio, sita in via Marchesiello n.169 81100, Caserta.

In calce alla presente informativa è riportato un modulo denominato “Modello per la segnalazione di condotte illecite” da compilare ed inviare per le segnalazioni attraverso i canali interni.

Non saranno, quindi, prese in considerazione le comunicazioni verbali e/o telefoniche e comunque quelle non formalizzate nei modi e nei contenuti indicati. In particolare non saranno prese in considerazione le segnalazioni effettuate senza l’utilizzo dell’allegato “Modello per la segnalazione di condotte illecite”.

Attraverso uno di questi tre canali, il soggetto vittima di un illecito aziendale o un soggetto terzo che sia a conoscenza di un fenomeno di illecito aziendale già avvenuto o potenzialmente configurabile in future, può segnalare il proprio caso, in forma completamente anonima oppure, a sua scelta, in forma non anonima.

La persona segnalante può effettuare la segnalazione anche ricorrendo ad un canale esterno se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni: a) non è prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall’articolo 4; b) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ai sensi dell’articolo 4 e la stessa non ha avuto seguito; c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione; d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

L’Autorità’ nazionale anticorruzione (ANAC) ha attivato un canale di segnalazione esterna, per cui tutte le necessarie informazioni per poter accedere a detto canale sono rinvenibili sul sito dell’ANAC.

Ex art. 15 del D. Lgs n. 24 del 2023 il segnalante, che effettui una divulgazione pubblica (stampa od altri mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero di elevato di persone) della segnalazione, beneficia della protezione prevista dal predetto decreto legislativo se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni: a) la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna, alle condizioni e con le modalità previste dagli articoli 4 e 7 e non è’ stato dato riscontro nei termini previsti dagli articoli 5 e 8 in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni; b) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

In ultimo, il segnalante può presentare denuncia all’Autorità Giudiziaria.

4. SOGGETTI LEGITTIMATI

Sono legittimati all’invio di segnalazioni di illeciti aziendali, tutti i soggetti elencati all’art.3 del D.Lgs. n. 24/2023.

A titolo esemplificativo e non esaustivo la segnalazione può avvenire da parte:

• dei dipendenti e soci del Consorzio HUB Engineering;
• di liberi professionisti/consulenti/lavoratori autonomi, ivi compresi quelli con rapporto di collaborazione che intrattengono rapporti con l’organizzazione;
• volontari e tirocinanti retribuiti e non retribuiti;

5. ESTENSIONE DELLA TUTELA

La tutela dei segnalanti è garantita:

• nel caso dei lavoratori dipendenti durante tutta la vigenza del contratto, ivi incluso il periodo di prova ed inoltre è estesa alle fasi di selezione, a quelle precontrattuali in genere e, nel caso di cessazione del rapporto di lavoro oltre la fine dello stesso rapporto qualora il lavoratore sia venuto a conoscenza o sia stato vittima di illeciti aziendali in concomitanza o successivamente alla cessazione del rapporto di lavoro;
• nel caso di liberi professionisti/consulenti/lavoratori autonomi e altri soggetti che intrattengono un rapporto di collaborazione retribuita e non retribuita con l’organizzazione, per tutta la durata del rapporto, ivi incluse le fasi precontrattuali ed oltre il termine del contratto qualora il soggetto sia venuto a conoscenza o sia stato vittima di illecito aziendale in concomitanza o successivamente alla cessazione del rapporto.

6. TIPO DI SEGNALAZIONI AMMESSE

Oggetto della segnalazione possono essere tutti i comportamenti o i fatti che, a parere del segnalante, configurino o siano potenzialmente in grado di configurare illeciti di natura civile, penale, amministrativa e contabile e siano lesivi di un interesse pubblico o privato.

A titolo esemplificativo questo canale può essere utilizzato per segnalare fatti o situazioni in grado di arrecare un danno o un pregiudizio all’organizzazione, quali ad esempio:

• comportamenti attuati in violazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo o di altre disposizioni interne all’organizzazione;
• comportamenti illeciti rilevanti ai sensi del D.lgs 231/2001;
• comportamenti perseguibili sotto il profilo legale (penalmente rilevanti o soggetti a sanzioni amministrative);
• comportamenti in grado di arrecare danni o pregiudizi patrimoniali, d’immagine o alle altre risorse dell’azienda;
• comportamenti in grado di comportare danni per l’ambiente, la salute e la sicurezza delle risorse, dei clienti, dei fornitori o dei cittadini in genere, la protezione dei dati personali e la sicurezza delle reti e sistemi informativi.

7. ITER PROCEDURALE. RISERVATEZZA IDENTITÀ DEL SEGNALANTE

Il soggetto che intenda fare una segnalazione, come specificato al punto 2, deve utilizzare il modello allegato in calce ed inviarlo attraverso uno dei canali interni.

La segnalazione può essere effettuata in forma completamente anonima oppure fornendo riferimenti personali sia del segnalante, sia degli eventuali soggetti che hanno posto in atto condotte illecite. In questo secondo caso, il segnalante potrà anche indicare un eventuale recapito fisico o telematico ove ricevere eventuali comunicazioni.

Il segnalante ha facoltà di allegare documenti, immagini (file elettronici) che reputa utili a sorreggere e/o integrare la segnalazione di illecito.

Ferma la previsione dei commi da 1 a 8 di cui all’art. 12 del D. lgs. n. 24 del 2023 in materia di riservatezza sull’identità del segnalante, nelle procedure di segnalazione interna ed esterna, la persona coinvolta può essere sentita anche sua richiesta sia personalmente sia mediante procedimento cartolare attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti.

Entro il termine di 7 giorni la segnalazione viene presa in carico dal personale addetto ed il segnalante può avere il riscontro di questo attraverso una mail o altra comunicazione scritta all’eventuale recapito indicato. Inoltre, il soggetto gestore delle segnalazioni potrà contattare, sempre attraverso i recapiti indicati, il segnalante se reputi necessari eventuali approfondimenti.

In ogni caso, anche qualora la segnalazione non costituisca un illecito e/o risulti infondata, sarà fornito un riscontro al segnalante entro il termine di tre mesi dalla data di ricevimento della segnalazione.

Ai sensi dell’art. 12 D. lgs n. 24 del 2023 l’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità, non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2016/679 e dell’articolo 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

Nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale.

Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.

Sarà dato avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati, nella ipotesi di cui al comma 5, secondo periodo art. 12 (procedimento disciplinare), nonché nelle procedure di segnalazione interna ed esterna di cui al predetto art. 12, quando la rivelazione della identità della persona segnalante e delle informazioni di cui al comma 2 è indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

L’azienda tutelerà, inoltre, l’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione e nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

8. CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE INERENTE ALLE SEGNALAZIONI

Ai sensi dell’art. 14 del D. Lgs. n. 24/2023, le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del D. Lgs. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018.

9. OSSERVANZA DEL DIVIETO DI ATTI RITORSIVI. CONDIZIONI PER GODERE DELLE MISURE DI PROTEZIONE

In ottemperanza alle disposizioni di cui all’art. 17 del D.Lgs. n. 24/2023 l’azienda osserverà il divieto di porre in essere qualsiasi atto ritorsivo (in via esemplificativa licenziamento, sospensione, mutamente mansioni, mancato rinnovo contratto a termine) nei confronti del segnalante.

Le condizioni per godere delle misure di protezioni previste dagli art. 17-20 del D. lgs n. 24 del 2023 (divieto atti ritorsivi, misure di sostegno, protezione contro le ritorsioni, limitazioni di responsabilità di cui al successivo punto 9) sono le seguenti ex art. 16 del D. lgs n. 23 del 2023: a) al momento della segnalazione o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica, la persona segnalante o denunciante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate fossero vere e rientrassero nell’ambito oggettivo di cui all’articolo 1; b) la segnalazione o divulgazione pubblica è stata effettuata sulla base di quanto previsto dal capo II.

I motivi che hanno indotto la persona a segnalare o denunciare o divulgare pubblicamente sono irrilevanti ai fini della sua protezione.

Salvo quanto previsto dall’articolo 20 (limitazioni di responsabilità), quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le tutele di cui agli artt. 17-20 non sono garantite ed alla persona segnalante o denunciante è irrogata una sanzione disciplinare.

La disposizione di cui all’art. 16 si applica anche nei casi di segnalazione o denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o divulgazione pubblica anonime, se la persona segnalante è stata successivamente identificata e ha subito ritorsioni, nonché’ nei casi di segnalazione presentata alle istituzioni, agli organi e agli organismi competenti dell’Unione europea, in conformità alle condizioni di cui all’articolo 6 del D. Lgs. n. 24/2023.

10. LIMITAZIONE DI RESPONSABILITÀ

Ai sensi del comma 1 dell’art. 20 del D. lgs. n. 24 del 2023 non è punibile il segnalante che riveli o diffonda informazioni sulle violazioni coperte dall’obbligo di segreto, diverso da quello di cui all’articolo 1, comma 3 del predetto D. Lgs. n. 24 del 2023 o relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali ovvero riveli o diffonda informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata, quando, al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione, la divulgazione pubblica o la denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile è stata effettuata ai sensi dell’articolo 16 del D. Lgs. n. 24/2023.

Quando ricorrono le ipotesi di cui al comma 1 ex art. 20 D. Lgs. n. 24/2023 è esclusa altresì ogni ulteriore responsabilità, anche di natura civile o amministrativa.

Salvo che il fatto costituisca reato, il segnalante non incorre in alcuna responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, per l’acquisizione delle informazioni sulle violazioni o per l’accesso alle stesse.

In ogni caso, la responsabilità penale e ogni altra responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, non è esclusa per i comportamenti, gli atti o le omissioni non collegati alla segnalazione, alla denuncia all’Autorità giudiziaria o alla divulgazione pubblica o non strettamente necessari a rivelare la violazione.

Rev. o del 04/07/2023